Mediul de business din România trage linie după un 2020 marcat de pandemie, cu adoptarea forţat-rapidă a unor noi moduri de desfăşurare a activităţii precum telemunca, un an ce a schimbat considerabil viziunea companiilor asupra proceselor de transformare digitală. Să fie însă această digitalizare un concept abstract, uşor de spus dar (atât) de greu de făcut? Sau există un prim pas esenţial şi foarte concret pe care orice companie îl poate face şi care ar trebui să devină cap de listă pentru rezoluţiile pe 2021?

De ce digitalizarea afacerilor, în câteva cifre

Potrivit studiului “Electronic Signature — the Gateway to Digitization“, realizat de IDC, majoritatea companiilor consideră că digitalizarea bazată pe noile tehnologii reprezintă principalul factor care ar putea duce la îmbunătățirea eficienței afacerii. Cele mai importante beneficii identificate de respondenţi sunt reducerea costurilor operaţionale, îmbunătăţirea productivităţii angajaţilor, procese mai rapide şi îmbunătăţirea experienţei clienţilor.

Vestea bună.
Digitalizarea începe cu un pas simplu – semnătura electronică la distanţă

Scenariul 1. După agrearea formei finale a documentului de business - să îi spunem contract - acesta este printat pe hârtie în două exemplare şi transmis prin curier către administratorul companiei (aflat în work-from-home) de către asistenta lui. El semnează cu pixul şi, tot prin curier, transmite hârtiile către partener (aflat în alt oraş). Alte semnături olografe, alt curierat cu exemplarul care include ambele semnături. Sună cunoscut? Şi nu am luat în calcul situaţiile în care sunt implicate mai multe persoane din cadrul aceleiaşi companii (management, financiar-contabil, juridic). Vă lăsăm pe voi să calculaţi costurile şi timpul pierdut. Multiplicaţi apoi cu numărul de documente de afaceri ce trebuie semnate anual la nivelul companiei.

Scenariul 2. Contract agreat, document PDF încărcat într-o platformă web ce poate fi accesată oricând, de oriunde, de pe orice dispozitiv, introducere adrese de e-mail ale semnatarilor, lansare flux, semnare electronică la distanţă cu valoare legală, descărcare documente.

Concluzia? Dacă până în acest an, dezavantajele semnării documentelor de business pe hârtie au fost “acceptate” din diverse motive (comoditate, reticenţă în faţa soluţiilor tehnologice), lipsa mobilităţii, limitarea interacţiunilor fizice şi mutarea activităţii preponderant în mediul online din 2020 au punctat mai mult ca oricând importanţa semnăturii electronice în Cloud. Pentru că digitalizarea business-urilor începe cu acest pas simplu – renunţarea la hârtie. Nu mai vorbim despre un moft, ci despre un instrument esenţial.

Vestea şi mai bună.
Paperless flowSIGN – prima soluţie din România pentru fluxuri de semnare electronică la distanţă, cu valoare legală

Soluţia Paperless flowSIGN, dezvoltată de compania românească certSIGN, adresează toate problemele de mai sus, permiţând semnarea electronică în Cloud a documentelor de business, cu valoare legală, de către mai mulți semnatari, în caţiva paşi simpli pe care îi puteţi urmări în acest scurt video-tutorial:

Prin ce se distinge Paperless flowSIGN? Nu vorbim despre o simplă semnătură electronică, ci despre o platformă web completă cu avantaje evidente:

• fluxuri complete: de la emiterea certificatului calificat de semnătură electronică prin identificare video la distanţă, până la fluxurile de semnare propriu-zise (încărcarea documentelor în platforma web, definirea semnatarilor şi a ordinii acestora, semnarea la distanţă de către toate părţile implicate şi descărcarea documentelor, cu posibilitatea arhivării lor electronice);
• valoare legală: calificate de semnătură electronică în Cloud emise de certSIGN asigură acoperirea legală, semnătura electronică calificată fiind singura cu efectul juridic echivalent al unei semnături olografe, recunoscută în orice stat membru UE. certSIGN este prima companie din România şi una dintre puţinele la nivel european care pune la dispoziţie semnătură electronică calificată la distanţă certificată conform Regulamentului European eIDAS 910/2014.
• mobilitate: indiferent de unde lucrează semnatarii şi indiferent de tipul dispozitivului deţinut (desktop, laptop, tabletă, smartphone);
• securitate: oferită de autorizarea cu doi factori - parolă solicitată în momentul autentificării şi cod unic de autorizare OTP (one-time-password) solicitat în momentul semnării documentelor, transmis pe telefonul mobil;
• adaptabilitate: indiferent de numărul semnatarilor, de tipul documentelor ce necesită semnare (interne - la nivelul companiei sau externe - în relaţiile cu partenerii, persoane fizice etc.);
• simplitate: prin interfaţa de lucru intuitivă, eliminarea necesităţii instalării unor drivere speciale şi achiziţionării / utilizării unui token şi posibilitatea integrării cu alte soluţii de tip Document Management.

Pe scurt? Cu Paperless flowSIGN nu contează CÂŢI semnatari sunt, de UNDE şi de pe CE dispozitiv lucrează aceştia sau dacă unii dintre ei nu deţin un certificat calificat de semnătură electronică în Cloud – îl pot obţine extrem de rapid şi uşor prin identificarea video la distanţă.

Tu cum alegi să semnezi documentele de business în 2021?