Anul care tocmai s-a încheiat a adus multe schimbări de ordin economic, social și chiar cultural, iar acest lucru ne-a forțat să ne reorganizăm activitatea. Fie că este vorba despre modul în care lucrăm, învățăm, socializăm și așa mai departe, a trebuit să ne reorganizăm viața cu un minim de interacțiune fizică.

Instrumentele digitale sunt cele care, în toată această perioadă, ne-au fost de un real ajutor.

Semnătura electronică calificată este prima soluție pentru continuarea activității, fără a interacționa fizic cu partenerii, clienții sau angajații instituțiilor statului.

Multe dintre companiile ce activează în țara noastră au luat măsuri de digitalizare a unor departamente sau chiar a întregii companii încă dinainte de a apărea restricțiile impuse de pandemie. Altele au apelat la serviciile certSIGN în urma dificultăților pe care le-au întâmpinat pe parcursul anului. Chiar și instituțiile publice au făcut pași importanți în ceea ce privește digitalizarea, iar acest lucru a sporit încrederea cetățenilor în serviciile digitale.

Paperless flowSIGN este soluția certSIGN de semnare electronică la distanță, cu valoare legală, conform Regulamentului European eIDAS 910/2014, dezvoltată de certSIGN, prin care se pot defini fluxuri de semnare electronică a documentelor.

Tremend, una dintre cele mai dinamice companii de pe piața de tehnologie, cu prezență la nivel internațional și experiență de peste 15 ani în furnizarea de servicii de software engineering și consultanță, a apelat la soluția Paperless flowSIGN pentru a-și digitaliza operațiunile departamentului HR.
Nevoia de digitalizare a proceselor din cadrul departamentului de resurse umane a venit ca urmare a feedback-ului pozitiv primit din partea clienților care utilizau deja acest serviciu certSIGN, integrat de Tremend în platformele pe care le dezvoltă și implementează terților.
Având o creștere continuă a numărului de angajați în ultima perioadă, procesele din cadrul departamentului de resurse umane al Tremend ar fi fost mult îngreunate dacă acestea ar fi fost derulate fără instrumentele de digitalizare, mai ales în contextul pandemiei.
Prin intermediul flowSIGN, toate contractele de muncă, anexele, cererile etc se semnează electronic, la distanță, fără a mai fi necesară prezența fizică.

Un alt aspect extrem de important este, de asemenea, arhivarea electronică, care reduce enorm nu doar consumul de hârtie, ci și costurile. În departamentul HR majoritatea documentelor trebuie arhivate pentru perioade lungi de timp, unele dintre ele chiar până la 75 de ani, ceea ce pentru o arhivă fizică presupune costuri mari cu depozitarea în condiții speciale, consum de hârtie, acces greoi la documente.
La întrebarea: Cum s-a schimbat activitatea de business după implementarea Paperless flowSIGN, Ștefan Pătra, VP Financial Services Tremend, a răspuns:

”Ar fi trei zone care cred eu că au fost îmbunătățite. Prima ar fi reducerea timpilor – în fluxul de semnare a unui document s-a redus timpul, s-au accelerat procesele, iar durata end to end a unui astfel de flux s-a redus considerabil, realizându-se aproape instant. A doua ar fi faptul să s-au înlăturat o mulțime de erori operaționale, cum ar fi că s-a deteriorat un contract sau un act adițional, că nu are toate semnăturile pe fiecare pagină. A treia, care ține de cost – s-au înlăturat o mulțime de costuri cu consumabilele, cu arhivarea, esențială în zona de HR, unde ești obligat să ții documentele chiar 50-70 de ani, apoi s-au redus costurile legate de transport.”

A devenit necesară înlocuirea procesului de lungă durată și ineficient bazat tipărire și semnare fizică a documentelor din departamentul de Resurse umane, cu un proces electronic care să faciliteze nu doar semnarea rapidă a documentelor de angajare, ci și pentru a câștiga timp, flexibilitate și a reduce costurile. Potrivit studiului “Electronic Signature - the Gateway to Digitization”, realizat de IDC, majoritatea companiilor consideră că digitalizarea bazată pe noile tehnologii reprezintă principalul factor care ar putea duce la îmbunătățirea eficienței afacerii. Cel mai important beneficiu identificat de respondenţi este reducerea costurilor operaţionale cu până la 47%. Soluția Paperless flowSIGN se aplică extrem de ușor atât pentru documentele interne, cum ar fi cele de resurse umane, cât și pentru cele cu colaboratorii externi, cum ar fi contractele, anexele, declarațiile etc cu clienții, partenerii sau instituțiile statului.
Totul se se realizează într-o platformă on-line în care documentelor încărcate acolo li se stabilește traseul de semnare, iar ulterior, după ce au fost semnate, fiecare semnatar își poate descărca exemplarul său. Toate actele semnate în această aplicație au valoare legală, deoarece semnăturile cu certificat calificat care se utilizează au valoare de semnătură olografă.
Mobilitatea, una dintre cele mai importante caracteristici ale flowSIGN, permite semnarea oricărui tip de document de pe orice dispozitiv, fie că este vorba despre stația de lucru, tableta sau telefonul mobil.

Pe lângă toate avantajele și specificațiile serviciului flowSIGN, rămân, de asemenea, toate atuurile fluxurilor electronice: nu se consumă hârtie, tuș pentru imprimantă, nu există costuri cu transmiterea documentelor în original pentru a fi semnate și de către parteneri, nu se consumă timp cu toată această gestiune, iar costurile scad considerabil față de tot ce însemnă semnarea olografă a tuturor documentelor dintr-o companie.